(1) 采購人規定流水號順序逐卷編制歸檔號及打印相應條形碼,中間不留空位;條形碼紙內容包括原檔案登記號、歸檔號條形碼、歸檔號;
(2) 編制歸檔號同時建立與檔案登記號的一一對應關系,并在線上傳到指定數據庫;在網絡故障的情況下,保證離線狀態的數據上傳。
(3) 投標人應按照采購人提供的程序來編制檔案歸檔號;如投標人認為有更好的方式編制歸檔號及條形碼,保證檔案實體與歸檔號的一一對應關系和數據完整安全,可向采購人提出,經采購人認可,可按投標人的方案執行。
(4) 歸檔號條碼紙需粘貼在指定位置;如有一案多卷,需按卷數打印條形碼并粘貼在相應位置(數據庫中應有備注反映共幾卷);
(5) 條碼紙采用普通銅版紙制成不干膠紙,使用高清晰度打印機,按99999個號一變,依次使用白色、藍色、紅色、黃色、綠色五種顏色,按流水號區段在邊框上設置不同暗紋以作區分。要求條碼紙的粘附力強,打印效果可讀性強,表面光滑平整,耐刮,打印中不得出現著色不勻、模糊、脫色、無法閱讀等現象;
(6) 所有檔案由采購人經手調出,工作完成后由采購人負責收回,雙方對每日工作做好記錄;