根據總會的通知，為了嚴格執行出證認證業務規定,進一步規范商事證明書的管理,現對日常辦理企業在辦理外貿文件認證時應注意的事項重申如下說明

一、企業辦理證明書必須提供以下資料

1、完整、真實的填寫"證明書申請表"（有格式）。

1）準確填寫公司的全稱，中英文都要填寫，要求與所蓋的單位公章一致。

2）填寫申辦人的信息，傳真等內容，以便我們審核文件時確認相關信息和及時補充申請資料。

3）填寫需要認證的文件名稱，即文書、單證的題目、標題等。

4）注明是否要領事認證。特別強調如果要送外國駐北京使館認證的文件不能由我會來做證明書，必須要總會做證明書外交部才認可。如果送香港認證的文件或廣州認證的文件可由我會做證明書。

5）文件份數，對于相同、相似和不同的多份文件，不能按一份來認證。只能"一事一證"，不能"一事多證"

6）列明所提交的所有資料名稱

7）申請表上的印章可以是公章或聲明上需要認證的文件印章

2、提交"聲明"（有格式）。如果經常辦理的，可將聲明原件交予我們備案，企業每次提供與原件一致的復印件。如企業在文件上的簽字人及文件上的印章經常變化，可填寫企業授權簽字印章備案表在貿促會備案（企業授權簽字印章備案表(表三)）。

3、提交{zx1}年審的營業執照副本影印件。如申請人經常辦理的，可進行備案，公司只需在每年營業執照年審或發生變更時，隨時備案。

4、須認證的文件一式兩份。

5、文件上的中英文名稱不一致或公司名稱的英文表述與中文不一致時，以《對外貿易經營者備案登記表》，或《外商投資企業批準證書》上的英文名稱為準。

二、不同認證文件的相關要求：

1）委托書、授權書必須加蓋公章方可認證

2）蓋簽字章的文件必須同時認證印章及簽字。企業必須確認簽字人的真實，如果不是法人代表簽名的，在"聲明"的第二項注明。簽字只能確認中文名字，英文名字不予認證。

但以下情況除外：

外資法人代表：必須提供護-照和營業執照復印件；

外國職員：必須提供護-照復印件和公司在職證明原件。

3）自由銷售證明書的認證

(1)法檢產品：提供國家質檢部門或其指定的檢驗機構的檢驗證明；

(2)非法檢產品：提供國家專門主管部門出具的產品生產許可證或衛生許可證；

(3)無需主管部門審批的產品須提供加蓋驗訖章的報關單復印件作為佐證。

認證食品、藥品，醫療器械、化妝品等相關文件，必須提供食品藥品監督管理部門出具的自由銷售證明書的復印件；

認證農藥類的文件必須提供農業部藥檢所出具自由銷售證明書的復印件；

4）檢測報告、產品分析證明、成分證明、md無放射證明的認證

非法檢產品：提交營業執照、主管部門出具的生產許可證和產品合格證的復印件；

法定檢驗的商品：須提供有商檢機構或國家商檢部門、商檢機構指定的檢驗機構檢驗并出具的檢驗證明；

5）商標注冊證明：企業商標到國外注冊，可以直接認證文件印章屬實；個人商標到國外注冊，不送使館認證的，我們可以直接認證，如要送使館認證的，必須要公證處的公證書才有效。

6）認證機構出的文件

境內機構出的文件：須提供認證認可監督機構或認監委頒發的許可證

境外機構出的文件：

(1)直接認證，德國萊茵公司出具的CE證書和TUV證書，我會可直接認證該類證書的影印件，申請人須提供原件予我會審核。

(2)間接認證：其他國外機構出具的文書，申請人出具加蓋公章的聲明，說明企業獲證渠道及有關情況、認證目的、并擔保文件正本的真實、影印件與原件一致等，將的影印件作為附件，采用聲明加附件的形式來間接認證。但是因外交部不認可這種形式，所以境外的文件不能送使館認證。

7）格式函文件：

必須機打，內容有提及有附件，須連同附件一起認證，否則視為不完整文件，附件內容與主件必須相關，連貫一體的；

8）船證、提單、運費Invoice、保險單認證：

(1)提交企業已年審工商營業執照復印件（加蓋公司公章）

(2)提交企業已年審國際貨運代理企業批準證書復印件（加蓋公司公章）

(3)外地企業提供不了原件時，可以提供掃描電子文檔，并附上當地工商局的聯系方式或網址，以便我會核查。

(4)出具文件的公司填寫"保證函"（有格式）。

(5)船運公司/保險公司可到貿促會備案，填寫船運公司/保險公司備案登記表（船運公司保險公司注冊登記表(表五)）及提供{zx1}年審的營業執照復印件。

9）認證影印件與原件相符，必須出示原件，提供兩份復印件，我們對復印件認證。由于客觀原因無法出具原件的，公司應該出具加蓋公章的"保函"（有格式）。

10）外文譯本與中文譯本一致的認證，譯本原則上要求由專業翻譯公司或專業翻譯人員翻譯，專業公司是指具有企業法人資格的從事專業外文翻譯的公司，提交有效的營業執照加蓋翻譯公司的印章；外文譯本由申請企業自行提供的，翻譯人員應具有外語翻譯中級以上的人員，譯本需由該人員簽字后加蓋企業印章。

11）Invoice的認證，為了與產地證上Invoice號一致，Invoice號中間盡量不要留空，前后不要帶點，Invoice上必須注明日期，號，單價 總金額。

12）境外公司的文件認證

香港地區的文件認證，文件必須通過香港總商會認證。提供商業登記證，填寫申請表，貿促會對香港總商會的印章進行確認。

其他地區或國家的文件暫不能認證。