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5484人事檔案是人事管理活動形成的，記錄了個人經歷和德才表現，主要是由人事、組織、勞資等部門在培養、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人經歷、學歷、社會關系、思想品德、業務能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄。是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。
建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關鍵，其基本內容大致包括五部分：材料歸檔制度；檢查核對制度；轉遞制度；保衛保密制度；統計制度。
1、新形成的檔案材料應及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補登材料名稱及有關內容；{zh1}，將新材料放入檔案。
2、檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。
檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對：
1、突發事件之后，如被盜、遺失或水災火災之后
2、對有些檔案發生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失
3、發現某些損害之后，如發現材料變霉，發現了蟲蛀等
4、轉遞制度是關于檔案轉移投遞的制度，檔案的轉遞一般是由工作調動等原因引起的。
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