淺談如何做好會議準備工作

會議準備工作是辦公室工作的一項重要內容。一年來，辦公室主辦、承辦和協辦了不少大大小小的會議，如全省水文工作會議、全省水文系統文明創建總結表彰大會、局長辦公會議、全國旱情監測會議、水情工作會議等等。我認為，做好會議準備工作一定要注意以下幾點。

（一）擬定會議工作方案。一般應包括以下內容：會議記錄簡報工作、會議經費預算、食宿安排、保衛和保密工作等。

（二）選定、安排議題。會議討論的問題、決策的對象，就是議題。大中型會議的議題由會議領導機關和領導同志確定。日常會議的議題，有的由分管某項工作的領導同志提出，有的由下級機關或者根據領導同志指示準備議題，然后將收集到的議題進行篩選，加以修改、討論、充實，報請有關領導審查后，按周、月或季度統籌安排。

安排會議議題應注意以下問題：一是下一級會議可以解決的或者分管領導可審批解決的問題，一般不要安排上級會議討論；二是局里的業務會議同黨、團、工、青、婦等會議討論的議題要有所區別；三是提交會議討論的議題，一般要有簡要的文字材料，并在開會前幾天經領導同志審批后，發給有關同志閱讀，準備意見；四是臨時提出的一般議題不宜倉促安排， 保證會議質量；五是一次會議議題不能安排過多或過少，要測算每個議題大致所需時間，合理分配，一般安排一個主要議題和一二個小議題為宜，六是盡可能地將同類性質的議題提交一次會議討論；七是應準備一些后備議題，以便在會議進展順利、時間充裕的情況下提供會議討論。

（三）擬定會議議程、日程和程序。議程，是會議所要通過文件、解決問題的概略安排。用簡練文字逐項寫出即可。日程，是在一般時間內會議進行的具體安排，一般采用簡短文字或表格方式，將會議期間每天上午、下午及晚上的活動列出即可，如有說明，附于表后。程序，是一次會議按照時間先后或依次安排的工作步驟。程序可繁可簡，可粗可細。議程、日程應當事先發給與會人員。程序只供領導同志主持會議時參考，不發給其他同志。

（四）準備會議文件、報告。日常工作會議的文件、報告，主要應由各職能部門起草準備。會議秘書部門應于會前通知有關部門報送會議文件，對文件內容和質量進行初審，并向領導同志提出所報送的文件能否提交會議討論的意見。

（五）提出與會人員名單。提名與會人員，應當注意日常工作會議請與會議討論議題密切相關的部門領導同志列席；臨時性會議，屬于征求意見性質的，應請有關方面的主要領導同志和代表參加；屬于專業性質的，應請各有關方面主管該項工作的領導同志、專家和在該方面有實際經驗的工作者參加；屬于紀念、慶祝性質的，應請離退休老同志及各民主黨派人士、各界代表參加。二是寬嚴適度，準確無誤。從有利工作出發，做到提名合情合理，不寬不嚴，不錯提，不漏提。

（六）編排分組。參加會議人員名單確定之后，要對與會人員進行編組，即按照一定的規律將全體與會人員劃分若干小組，以方便討論問題。在進行編組時，要注意組的數量、規模適中。編組要全面周到，盡可有將召集會議機關的領導同志分散到各個組。

（七）選定、布置會場。1、選定會場。會場的選擇，要結合開會人數、會議內容等綜合考慮。在有條件的情況下，主要考慮下列因素：{dy}，會場大小適中，以每人平均2~3平米為宜。太大顯得松散，過小則擁擠。第二，會場地點適中。第三，會場附屬設施齊全，包括照明、通訊、衛生、服務、電話、擴音、錄音等。2、布置會場。不同的會議，要求有不同的布置形式。座談會會場要求和諧融洽，紀念性會議會場要求隆重典雅，日常工作會議會場要求簡單實用。

（八）制發會議證件。會議證件是表明與會議直接有關人員身份權利和義務的證據。會議證件可分為兩類：一類是會議正式證件，包括代表證、出席證、列席證、簽到證、旁聽證、來賓證、入場證、請柬等；另一類是工作證件，包括工作證、記者證、出入證、汽車證等。各種證件的內容欄目，大致包括會議名稱、使用者單位、姓名、性別、職務、發證日期、證件號碼等。有些重要證件還應貼一寸免冠半身照片，加蓋鋼印，以防偽造。

（九）發布會議通知。各項會議準備工作基本就緒后，要盡早發出開會通知，以便與會人員提前做好準備。一般分書面通知和口頭通知兩種。書面通知態度莊重嚴肅，備忘性好，參加人數較多或比較莊重的會議，宜發書面通知。口頭通知特別是電話通知，應擬一個電話通知稿，以便簡明、扼要、完整地進行通知。重要會議的通知發出后，應及時檢查并進行落實。

（十）制定會議須知。會議須知的內容主要包括請假制度、會客制度、安全要求、作息時間和其他注意事項。

（十一）負責會議報到。會議報到是指需要集中住宿的會議的與會者到達開會地點并通知會務單位。對于應該報到而未及時報到的，應注意催促。報到完畢后，應匯總情況，向會議領導報告。

（十二）會議秘書工作機構的設置和工作人員的調配。日常工作性會議、小型會議，一般由辦公室或業務處室工作人員負責會議工作。規模較大且又較重要的會議，需組織精干有力的工作班子或成立大會秘書處，下設若干工作小組如秘書組、文件組、宣傳報道組、交通組等，明確分工，各負其責，保證會議順利進行。