卡普朗格認為：提高復印質量、保證復印設備正常運轉和延長設備使用壽命的重要前提就是平時要做好復印機的維護與保養。當復印機在經過一段時間的使用，其顯影部件產生的粉塵飛揚，機件的污染和磨損以及橡膠和塑料件的疲勞或老化等因素都會影響到復印機的穩定運轉，并使復印品的質量下降，嚴重時甚至造成機器停機。因此，北京卡普朗格科技發展有限公司認為復印機的維護保養必須關注以下幾個因素。
1、用戶每月的復印量
復印機內部的一些部件會隨著復印張數的上升而出現磨損現象，最終，這些部件會因使用壽命已到而不能正常工作。所以，用戶的月復印量是場地工程師對復印機實施維護保養的標尺。在機器安裝之前，根據用戶的月復印量合理安排今后的維護保養工作，對售后服務工作的實施和提高工作效率是很必要的。
2、用戶復印的種類
用戶復印方式會因各自的實際需要而有不同，有些用戶只進行A3復印，有些用戶原稿的黑白比率很高，有些用戶經常進行立體物件的復印。這些都會對復印機耗材的使用產生影響。
3、紙張
紙張的品質、克重、紙張類型均能影響到復印機的使用。如果紙張上紙屑過多，這些紙屑會附著在復印機的關鍵部件上;紙張太輕或太重，會導致紙張在紙路上不正常的通行;如果使用的紙張不是以紙漿為主要成份的中性復印紙，則根據紙張的材料特性差異，影響復印品質量或感光鼓、顯影劑、定影上下輥、轉印帶，輸紙輪等零件的實際使用壽命，因此選用合適的紙張，對復印機的正常使用十分必要。
4、有無專人負責
有專人負責的復印機，其日常使用會比較規范。如果有故障發生，對故障的描述，不良樣張的保存等等都會比較完整。這樣有助于延長復印機的使用壽命，也方便工程師們快速的解決復印機的故障。當然，這跟用戶自身有關。
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