一、實施紙質檔案數字化全程管理的必要性

(編碼：057426859090)    1．實施全程管理是維護檔案實體與檔案信息安全的重要屏障

    在紙質檔案數字化外包過程中如何保障檔案實體和檔案信息的安全，已成為開展紙質檔案數字化外包工作中急需解決的問題。在維護檔案實體和檔案信息安全實踐中，檔案實體和檔案信息在數字化各環節中流轉，都離不開人這個關鍵因素，而把具有主觀能動性的人與具有客觀性的流程設計管理制度、監控設備有機結合起來的有效手段，就是全程管理。只有進行全程管理，實現兩方面優勢互補，才能{zd0}限度地保障檔案實體和檔案信息安全。

    2．實施全程管理是質量控制的必然要求

    質量控制如同醫生看病，治標不能忘治本，現實中經常存在“頭疼醫頭、腳疼醫腳”的“重結果輕過程”的質量管理誤區。對紙質檔案數字化實施全程管理，就是為了徹底走出“事后控制”的誤區，由單一的事后質量檢驗把關控制轉變為“預防式”的事前控制、事中控制和事后數據質檢相結合的綜合管控策略，實現質量問題的處理“由堵向疏”的轉變，進一步提高數據質量，提高各環節工作效率。

    3．實施全程管理將為今后認定紙質檔案數字副本憑證性奠定基礎

    通過數字化轉換制作紙質檔案數字副本，是當前和今后一個時期實施重要檔案異質異地備份，加快數字檔案資源建設與網絡化共享的主要途徑。以數字副本作為紙質檔案的異質備份件，在網絡化查檔利用工作中代替檔案原件出證，這都要求紙質檔案數字副本應具備憑證功能，這也是今后必須解決的問題。鑒于當前我國認定數字副本法律地位的法規和標準尚未出臺，而紙質檔案數字化以及數字副本的長期保存是一個浩大的系統工程，在經費、人力、物力等方面的投入可謂巨大，屬于稀缺資源的檔案原件在數字化過程要經過一場浩蕩的拆裝過程，若以這樣的代價制作形成并長期保存的數字副本僅具有查考價值，那么紙質檔案數字化的工作績效將被大打折扣?；谶@樣的認識，參照《縮微攝影技術縮微品法律認可性》等標準，省檔案局館認為只有通過全程管理，從保障紙質檔案數字副本真實性、完整性、可靠性和可用性入手，規范數字副本的制作過程，盡力保存數字副本的背景和結構信息才能為將來認定它的憑證性奠定基礎、創造條件。