下面是掃描儀掃描文檔時要經過的步驟：  

將文檔放在玻璃板上，然后合上上蓋。大多數掃描儀上蓋的內側都是白色的，但也有少數是黑色的。上蓋提供了統一的背景，以便掃描軟件可以將其用作參考點，以確定被掃描文檔的尺寸。大多數平板式掃描儀都允許將上蓋取下，以便掃描體積比較大的對象，例如一本很厚的書中的一頁。

燈是用來照亮文檔的。新型掃描儀中的燈要么是冷陰極熒光燈(CCFL)，要么是疝1氣 燈，而老式的掃描儀可能使用標準熒光燈。

整個裝置（反射鏡、透鏡、濾色鏡和CCD陣列）構成了掃描頭。掃描頭在一條連接到步進電機上的傳動帶的帶動下，慢慢掃過文檔。掃描頭連到一根平衡桿上，這樣可以保證在該遍掃描過程中不會出現搖擺和偏移。“遍”意味著掃描頭已經對文檔完成了一次完整的掃描過程。

工作原理：

掃描儀主要由光學部分、機械傳動部分和轉換電路三部分組成。掃描儀的核心部分是完成光電轉換的光電轉換部件。目前大多數掃描儀采用的光電轉換部分是感光器件（包括CCD、CIS和CMOS）。

掃描儀工作時，首先由光源將光線照在欲輸入的圖稿上，產生表示圖像特征的反射光（反射稿）或透射光（透射稿）。光學系統采集這些光線，將其聚焦在感光器件上，由感光器件將光信號轉換為電信號，然后由電路部分對這些信號進行A/D（Analog/Digital）轉換及處理，產生對應的數字信號輸送給計算機。當機械傳動機構在控制電路的控制下帶動裝有光學系統和CCD的掃描頭與圖稿進行相對運動，將圖稿全部掃描一遍，一幅完整的圖像就輸入到計算機中去了。

掃描前期處理

掃描儀應擺放在平整、震動較少的地方，這樣步進電機運轉時不會有額外的負荷，才可以保證達到理想的掃描儀垂直分辨率。

保持工作環境的清潔：掃描儀工作時，光從燈管發出后到CCD接收之間要經過玻璃板以及若干個反光鏡片及鏡頭，其中任何一部分落上灰塵或其他微小雜質都會改變反射光線的強弱，從而影響掃描圖像的效果。因此，工作環境的清潔是確保圖像掃描質量的重要前提。

預熱：在開始掃描以前最1好先讓掃描儀預熱一段時間(時間長短從10多秒到幾分鐘，依具體環境而定)。這是由于掃描儀在剛開啟的時候，光源的穩定性較差，而且光源的色溫也沒有達到掃描儀正常工作所需的色溫，因此，此時掃描輸出的圖像往往飽和度不足。要掃描的圖像要擺放在掃描起始線的中央，可以最1大限度的減少由于光學透鏡導致的失真。