實驗物資采購管理系統是一種用于有效管理實驗室或研究機構的物資采購的軟件系統。該系統采用精細化條碼化管理、自動化審批采購流程管理、利用RFID射頻技術掃碼領用、掃碼歸還，防止手工記錄時錯誤的發生。同時還可以在手機上完成試劑申領、申購的審批，采購訂單的生成、查看實驗室的統計報表，隨時掌握實驗室工作情況，還能與供應商建立良好的合作關系，并定期評估供應商的服務質量和產品質量。目的是提高采購流程的效率、跟蹤采購訂單和庫存，盛元廣通實驗物資采購管理系統確保采購過程的透明性和合規性。讓您擁有全新的自助操作體驗的同時提高工作效率。

以下是實驗物資采購管理系統的功能和特點：

采購申請管理：研究人員可以通過系統提交多品類采購申請，包括所需物品的詳細信息、數量和預算。系統可以維護供應商信息，包括聯系信息、價格信息和歷史交易記錄。采購申請可以經過審批流程，確保經過必要的核準程序，例如由主管或財務部門審批。系統可以生成采購訂單并將其發送給供應商，同時允許用戶跟蹤訂單的狀態和交付時間。跟蹤實驗室的庫存水平，包括各種物資和耗材，幫助實驗室管理采購預算，生成采購歷史、庫存水平和支出的報告，記錄所有采購活動，以便在需要時進行審計，確保合規性。向相關方發送自動通知，例如采購訂單的批準狀態或交付狀態更新。確保只有授權人員可以訪問敏感的采購數據。

審批流程自動化：實驗室需先確定采購審批流程的規則和程序，包括哪些類型的采購需要審批、需要哪些審批層級（如部門主管、財務主管、實驗室主管等）以及審批的時間要求。根據采購的性質和金額，設定不同的審批層級審批進度可查。通常，低值采購可以經過較少層次的審批，而高值采購需要更高層級的審批。建立采購審批的工作流程，明確實驗室審批人員的角色和職責。確保審批流程的可追溯性，為采購審批流程提供電子化支持，以減少紙質工作和手動處理。這可以通過系統內部的審批工具實現。系統還提供通知和提醒功能，以確保審批人能夠及時處理審批請求。通知可以通過電子郵件、短信或系統內的消息通知發送。記錄審批的歷史，包括每個審批人的決策和審批時間。如果審批人員由于休假或其他原因無法審批，系統提供便捷的審批人員變更機制。審批人有權提供反饋和意見，生成審批歷史的報告和分析，以幫助管理層了解采購流程的效率和問題。

無紙化結算：一旦采購申請通過實驗室管理人員審批，系統自動生成采購訂單。這個訂單應包括所需物資的詳細信息、數量、價格和供應商信息。同時可以自動將采購訂單發送給供應商，一旦物資交付完成，供應商可以向實驗室發出**票。系統自動匹配采購訂單、**票和收貨記錄，以確保訂單的準確性和價格的一致性。一旦匹配成功，系統可以自動觸發付款批準流程。審批程序通常需要通過財務部門或管理層的審批，但這也可以通過系統自動化。支持電子支付選項，以快速付款給供應商。維護供應商信息，包括支付條件、付款方式和聯系信息，以幫助自動結算管理。系統生成付款歷史、采購成本分析和供應商績效報告，提高采購流程的效率、降低錯誤率、加速供應商付款、提供準確的成本分析和減少紙質文件處理。

危險化學品管理：危化品管理采用五雙（雙人收發、雙人記賬、雙人雙鎖、雙人保管、雙人使用）原則，確保RFID系統與實驗物資采購管理系統集成，以實現危險化學品的實時跟蹤、庫存管理和出入庫記錄的自動，確保所有危險化學品都經過注冊，并記錄其詳細信息，包括化學品名稱、CAS號、制造商、容器類型、數量、儲存位置等。以便在系統中RFID標識每個化學品容器。為實驗室員工提供培訓，以確保他們了解如何使用RFID系統和處理危險化學品。

1.入庫操作：實驗室人員應通過系統提交危險化學品的出入庫申請，包括所需數量、用途、目的地等信息。出入庫申請應經過審批流程，確保只有經過授權的人員才能處理危險化學品。審批流程應包括審核申請、審批和*終批準。當危險化學品進入實驗室或倉庫時，通過RFID閱讀器掃描RFID標簽，自動記錄入庫操作，并更新庫存信息。

2.出庫操作：當危險化學品被取出時，也通過RFID掃描來記錄出庫操作。系統可以記錄誰、何時以及為何目的取出了化學品，歸還也是秉承誰領取誰歸還原則，電子天平稱重后記錄系統中。

3.庫存監控：系統支持危險化學品的正確標識，包括危險標志、物質標識號、儲存條件等信息。實驗室管理員可以通過實驗物資采購管理系統監控庫存，隨時查看每個危險化學品容器的位置和狀態。

4.庫存警報：系統可以生成庫存警報，當庫存低于設定的閾值或出現異常情況時，自動發送通知給相關人員。

查詢管理：系統提供搜索功能，允許用戶根據物資名稱、類別、供應商、規格等關鍵詞進行快速搜索。提供搜索和過濾選項，以幫助用戶定位所需物資。包括價格范圍、庫存水平、供應商評級等條件。系統還提供物資目錄，用戶可以快速瀏覽不同類別的物資，類似于在線購物網站的產品目錄。對于移動應用，可以添加條形碼掃描功能，允許用戶掃描物資的條形碼以快速定位并更新庫存。在用戶定位所需物資后，提供一鍵生成采購訂單的選項，減少步驟，提*效率。

低值易耗品管理：實驗室通常需要采購各種不同種類的低值物資，所以系統支持多個品類或物資類型。用于監測和提醒相關人員低值物資（例如低價值易耗品或耗材）的庫存水平，以確保實驗室不會因為物資短缺而中斷工作。實驗室庫存的自動監測，包括低值易耗品的數量和使用速率以及記錄低值易耗品的使用情況。用戶自定義庫存閾值和提醒通知設置，當庫存低于特定閾值時，系統會觸發提醒。系統會自動向相關人員（例如實驗室管理員、采購負責人）發送提醒通知，以告知他們哪些低值物資即將用完或已經用完。生成自動采購建議，提供哪些物資需要 重新訂購以滿足實驗室需求。這可以包括采購數量和供應商建議。在采購建議生成后，系統可以啟動審批流程，確保采購是合規的。

統計分析：從采購和庫存管理系統中收集數據，包括采購訂單、庫存水平、支出等信息。提供數據可視化工具，如圖表和圖形，以幫助用戶更容易地理解數據和趨勢。允許用戶創建自定義報告，根據他們的需求選擇特定的指標和數據進行分析。分析采購活動、庫存水平和支出的長期趨勢，分析采購成本、庫存成本和物資使用成本，通過分析，實驗室可以更好地管理物資和成本，避免浪費和不必要的開支。

移動應用：將實驗物資采購管理系統整合到移動應用平臺，應用可以嵌入審批流程，允許申請經過必要的審批程序，例如由主管或財務部門審批。審批人可以通過微信應用審批或拒絕申請。應用可以向用戶發送實時通知，例如審批狀態更新、采購訂單生成和庫存警報。用戶可以查看其提交的采購訂單的狀態，并了解交付時間以及采購歷史和支出報告，以幫助他們做出明智的采購決策。