對于頻繁編輯、經常修改的Excel文件，組成這個文件的數據塊在硬盤當中往往是支離破碎的，多數情況下不是連續存放在一起的。而數據恢復手段往往只能對數據塊連續存放的Excel文件恢復的效果較好而對于由于頻繁編輯、經常修改而導致的數據塊支離破碎的Excel文件，恢復的效果則往往差強人意。
數據恢復數據出現問題主要包括兩大類:邏輯問題和硬件問題，相對應的恢復也分別稱為軟件恢復和硬件恢復。軟件恢復是指通過軟件的方式進行數據修復，整個過程并不涉及硬件維修。而導致數據丟失的原因往往是病毒感染、誤格式化、誤分區、誤克隆、誤刪除、操作斷電等。無法進入操作系統、文件無法讀取、文件無法被關聯的應用程序打開、文件丟失、分區丟失、亂碼顯示等。事實上，造成軟件類數據丟失的原因十分復雜，每種情況都有特定的癥狀出現，或者多種癥狀同時出現。一般情況下，只要數據區沒有被徹底覆蓋，個人用戶通過一些特定的軟件，基本上都可以順利恢復。硬盤數據恢復作為一個技術活，就要求從業人員必須具備相關的技術。誤刪文件或誤格式化分區后，不要再向誤刪文件所在的分區寫入內容。這一點在恢復C盤時更要注意──由于C盤的特殊性，不管是開機還是關機都會進行頻繁的讀寫操作，因此如果需要恢復C盤的數據，則{zh0}在誤刪文件后立刻關閉電腦，然后將該硬盤掛接到另外一臺機器中，利用其他電腦中的工具軟件來恢復數據。不要對需要恢復數據的磁盤進行磁盤整理。磁盤整理就是一個數據搬動的過程，因此千萬不要進行磁盤整理。準備好足夠的空閑磁盤空間來保存恢復的數據。數據丟失具有一定的必然性、普遍性和偶發性。無論備份工作如何完善，數據丟失都是不可避免的。正因為如此，業界才流傳這樣一句話:數據修復是信息安全保障的{zh1}一道閥門。
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