一、基本概念

1. 數字化檔案館的概念
   　　 數字化檔案館是基于高速網絡通信設施，利用數字化手段，對檔案信息資源實現自動化采集、管理，存儲和利用，充分實現檔案資源共享的分布式數字信息管理系統。
2. 檔案數字化的概念
   　　檔案數字化的過程是將保存在紙質、錄音錄像帶、縮微膠片等載體上的檔案信息，通過計算機手段轉換為數字格式存儲于計算機硬盤或光盤中，從而實現檔案信息存儲的數字化，為數字化檔案館的建設和運行提供內容資源。
3. 檔案數字化的原則和目標
   　　（1）保證實體檔案和電子檔案的安全是檔案數字化工作的基本原則。
   　　（2）保證數字化加工的質量和效率是檔案數字化工作的首要目標。
4. 紙質檔案的特點
   　　（1） 數量巨大
   　　　　在傳統的檔案存儲介質中，紙質檔案的數量最為巨大，約占總體檔案量的98%以上。
   　　（2）狀態復雜
   　　　　紙質檔案因為存續時間較長，大小、厚度、質地不一，很多檔案都具有“薄、毛、黃、糙、脆、雜”的特點。
   　　（3）價值高昂
   　　　　檔案的{wy}性決定了檔案的珍貴性，尤其是一些歷史檔案，如古籍善本，更是需要以文物的視角來看待。
5. 檔案數字化加工的方式
   
   

   	自行加工	外包加工
   人員投入	需專門投入大量人員進行操作	不需投入專門掃描人員
   用戶工作強度	大	小
   制作質量	難以保證	有保證
   見效速度	慢	快
   專業性	自己需培訓和熟練	專業操作人員
   投入的利用情況	增加固定資產投入會有設備閑置情況	無需投入設備不存在閑置

   
   　　從上表中可看出，采用外包掃描加工已成趨勢，除可節省總體費用外，在掃描質量、完成工期、售后服務等方面都能得到較好的保證，優勢如下：
   　　（1）節省人員成本：檔案掃描服務屬于相對較簡單的勞動密集型行業，而客戶行業本身屬于人才和資本密集型，客
   　　　　戶內部的人員成本比專業掃描服務公司的人員成本要高的多，組織客戶工作人員來做檔案掃描對客戶來講是
   　　　　得不償失的。
   　　（2）降低管理成本：在掃描過程中需要作大量的管理工作，包括：工作制度制定、人員培訓、檔案保存、績效考核
   　　　　等，這些工作會大量占用管理層的時間和精力。同時人員的培訓成本也將是一筆不小的開銷。
   　　（3）提高工作效率：經過實際測試比較，專業的掃描人員處理速度是一般人員的三倍、專業的錄入人員處理速度
   　　　　一般人員的五倍，而專業有效的組織管理更能充分提高整體工作的效率。
   　　（4）保證處理質量：專業的處理人員和處理過程可以大大減少重復、誤掃的機會，提高掃描圖像的質量，保證檔案
   　　　　掃描過程中資料的完整性。
   　　（5）可發揮技術、設備優勢：專業公司會充分利用自身的技術優勢，隨時采用{zx1}的處理軟件和設備，而客戶在一
   　　　　次采購后很難保持技術和設備的及時更新。而掃描結束后，對未折舊完的設備利用也將是個負擔。
   　　（6）保證原始檔案安全：專業公司通過詳細的制度規范、完善的監督機制保證客戶檔案資料的安全。