森亞外貿軟件——外貿業務管理系統

森亞外貿業務管理軟件http://是專門針對外貿企業而研發，旨在全面提高其整體資源管理效益的大型管理軟件。系統科學地將物資流、信息流、工作流和資金流貫穿在一起，為您解決從產品報價、合同、采購、入庫、出貨、應收應付帳款、貿易單證、盈虧分析及統計匯總等一系列業務流程，幫助外貿企業全面增強企業競爭力。其涵蓋了外貿業務中的各個方面，包括：產品管理、客戶管理、供應商管理、郵件管理、商機管理、報價管理、訂單管理、生產/采購庫存管理、樣單管理、財務管理等模塊。形成了適合中國外貿企業整個外貿業務流程的綜合管理體系。

 

一）外貿業務管理軟件功能

 

產品管理：提供面向多行業、多產品的個性化自定義屬性功能；提供強大的圖片管理，產品特征、包裝特征、款式花色等都能掛圖片；提供多條件查詢功能，可以快速查詢和模糊查詢；可以顯示產品圖片列表；可以管理產品設計來源；可以管理產品的歷史報價和歷史售價；每一項都能加載大量關聯文件。

 

功能概述

 

基本信息

 

1.系統自動生成類別代碼，實行代碼管理。

 

2.產品目錄可以自定義類別。

 

3.可以顯示產品圖片列表。

 

4.系統自動統計產品的歷史報價次數、歷史銷售數量，歷史銷售金額和尾貨數量。

 

5.針對只面向企業內部公布的“產品多級價格”，可做靈活處理。

 

6.可根據不同條件自定義“產品多種價格”。

 

7.成本價分別顯示為“本位幣價”和“外幣價”。

 

8.可以管理產品的款式花色。

 

9.可以管理產品結構。

 

10. 可以管理供應商報價。

 

11. 樣品的借入/借出均可進行統一管理。

 

12. 提供多維的產品屬性自定義功能，不僅能對行業信息進行自定義屬性設置，而且能對產品類別、單個產品甚至產品組件進行自定義設置。

 

價格組成

 

1.對組成“整體產品”的各種組件進行細化管理，為報價提供數據參考。

 

2.某一組件的價格變動，含該組件的產品價格能自動相應調整。

 

3.可以管理圍繞產品所產生的各種類型的費用。

 

4.根據退稅率自動計算退稅金額。

 

5.對供應商報價進行管理，包括報價時間、報價金額和歷史報價情況等，有多個供應商時可以設置默認供應商。

 

產品包裝

 

1.可管理外箱、中盒、內盒、正嘜、側嘜、內嘜、標簽等各項包裝信息。

 

2.根據包裝的變化自動顯示成本的變化，可勾選是否計入產品價格組成。

 

3.根據裝箱率和外箱規格自動計算產品在各柜型中的{zd0}裝柜數。

 

4.可對包裝工藝進行文字描述，并可加載關聯文件。

 

5.可根據需要調出“簡單包裝”和“復雜包裝”等不同的管理界面。

 

歷史單據

 

1.系統自動統計產品曾經有過的各類單據，包括報價單、外銷訂單和樣品單，可根據時間或客戶瞬間查到指定單據，并可以顯示詳細信息。

 

2.可自動統計某個時間段里各類單據的數量、{zg}價、{zd1}價、平均價和總金額。

 

客戶管理：可管理客戶來源；可管理客戶的運輸嘜頭；可管理客戶的采購信息；可管理客戶的業務往來，包括郵件、傳真、電話記錄、MSN等；提供強大的查詢功能；選定某位客戶，可以直接外發Email。

 

功能概述

 

基本信息

 

1、自動生成客戶編碼。

 

2、可以管理客戶來源，方便獲取客戶開發的{zj0}渠道。

 

3、可以輸入客戶郵件正文抬頭，在使用郵件群發時，自動使客戶接收到含個性化稱呼的郵件。

 

4、客戶的主要銷售對象和主要產品都可以做詳細記錄。

 

5、可以直接在客戶管理界面發送郵件，系統自動帶出收件人，可以只顯示收件人公司名稱而隱藏具體的郵件地址。

 

6、可以關聯客戶的驗貨要求。

 

7、提供個性化的客戶屬性自定義功能。

 

8、系統自動統計客戶曾經有過的各類單據，包括報價單、外銷訂單和樣品單，可根據時間或產品編碼瞬間查到指定單據，并可以顯示詳細信息。

 

9、可自動統計某個時間段里各類單據的數量、{zg}價、{zd1}價、平均價和總金額。

 

聯系人

 

1.一個客戶可以同時定義多個聯系人。

 

2.可管理聯系人的詳細資料，包括姓名、電話、傳真、Email、MSN、SKYPE以及談判習慣、常住酒店、喜愛食物等信息。

 

3.可以加載名片、照片等圖片信息，可以添加大量關聯文件。

 

業務往來

 

1.集中管理客戶的業務往來，包括郵件、傳真、電話記錄、MSN等。

 

2.可自定義業務聯系目的，如詢價、報價、打樣、索樣、合同等。

 

3.可按多種條件或條件組合來查詢客戶業務往來，可查看指定記錄的詳細資料。

 

服務商信息

 

 對客戶的服務商，包括貨貸公司、快遞公司、代理商、驗貨公司等進行集中管理。

 

運輸嘜頭

 

 提供個性化的包裝庫，客戶對包裝的要求，從外箱、內盒、產品到正嘜、側嘜、貼紙、標簽，全部管理起來，并且可加載圖片來進行直觀說明。

 

客戶檔案

 

1. 對客戶綜合信息的管理，可加載關聯文件。

 

2. 對客戶的采購信息的管理，包括采購習慣、采購數量、價格水平、質量要求以及來訪時間、下單時間、交貨時間等。

 

預付款

 

 可管理支付給客戶的預付款，方便記錄預付記錄和使用記錄。

 

供應商管理：可以從交期等級、價格等級、質量等級、信譽等級和設計能力等若干指標對供應商的素質進行綜合評估；可以對供應商來源和資本來源進行管理；可以對認證體系進行管理；可以對供應商的主要客戶和主要產品進行管理；查詢功能強大。

 

功能概述

 

1.自動生成供應商編碼。

 

2.可以管理供應商來源和資本來源。

 

3.可以管理認證體系。

 

4.可以管理供應商的銀行信息。

 

5.可以管理供應商的多個聯系人信息，包括姓名、電話、傳真、Email、MSN、SKYPE以及談判習慣、常住酒店、喜愛食物等。

 

6.通過交期等級、價格等級、質量等級、信譽等級和設計能力等若干指標對供應商的素質進行綜合評估，可以加載附件。

 

7.可以對供應商的合作條件進行管理，如付款條件、最少訂量。

 

8.自動統計出某個時間段里的交易金額。

 

9.自動顯示報過價和成交過的產品清單，可以瞬間查到詳細信息。

 

 郵件管理：

 

1.郵件、電話、傳真、MSN、等各項業務往來集中管理，實現“資源集中，信息安全”。

 

2.支持郵件群發。

 

3.可多條件查詢記錄，雙擊記錄可查看詳細信息。

 

4.以客戶查詢，得到一段時期內不同聯系目的、不同聯系方式（Email、MSN、Fax）的業務往來。

 

5.以單據查詢，得到相關該單據的全部業務往來，如直接點擊報價單查詢郵件內容，立刻顯示相關的所有郵件，使您清晰掌握各項交易數據的來龍去脈。

 

6.以業務員查詢，得到一段時期內該業務員的業務往來。

 

7.提供模糊查詢，如鎖定查找位置（主題字段、郵件正文），輸入關鍵字，就能搜索到包含關鍵字的所有業務往來。

 

 

商機管理：新產品的推廣計劃、與客戶的初步接觸、客戶的訂購意向等銷售機會和推廣方案，可以集中{gx}管理，有效提高商機轉化率；可以關聯業務往來，隨時查看某商機的各種聯系記錄和溝通情況。

 

功能概述

 

1.系統自動產生商機編碼，對記錄進行有效跟蹤和管理。

 

2.可多行文字描述，進行商機說明。

 

3.可加載若干附件對商機進一步說明。

 

4.可以關聯業務往來，方便了解圍繞某個商機的各種聯系記錄和詳細溝通過程。

 

5.可以管理“推廣項目”，可隨時查看指定商機的推廣產品、推廣手段、推廣效果、成功/不成功的原因分析等。

 

6.含自動提醒功能，令您業務再繁忙一樣不會遺漏商機。

 

報價管理：具有功能強大的產品利潤分析和報價試算功能，使您的報價能更具合理性；報價單可瞬間轉PI、外銷訂單、生產合同等各種相關單據，流程數據無須重復錄入；對于含有配件/組件的產品，轉生產單時系統能夠自動生成配件/組件生產；千變萬化的產品數據有序地保存在單據里，更改產品屬性不會影響到產品資料庫中的信息；單據與業務往來緊密關聯，方便隨時了解業務背景和溝通過程；制作報價單方便快捷。

 

功能概述

 

1.可以查看詳細的產品信息和圖片資料。

 

2.可設置列表格式，使字段內容和順序隨需而定。

 

3.可查看與單據相關的所以業務往來。

 

4.可以瞬間轉外銷單、樣品制作單、生產單等，流程數據無須重復錄入。

 

5.制作報價單時可迅速調入產品資料。

 

6.報價說明可以快速調入模板，包括包裝方式、付款條件、銀行信息、裝運說明和保險條款。

 

7. 提供功能強大的產品利潤分析和報價試算功能，擁有直觀的利潤分析圖表。

 

8. 提供“報價歷史”和“成交歷史”，并且統計{zg}價、{zd1}價和平均價，方便您快速翻單。

 

9.可按比例調整售價。

 

10. 可建立審批流程，把關報價環節。

 

11. 業務員申請審批時，可設置自動提醒，經理可即時收到“任務提醒”。而經理批準或退回時，業務員也會收到反饋提醒。

 

12. 自動生成精美規范的報價單，可打印、Email或導出。

 

訂單管理：

 

1.界面布局和功能操作同“報價管理”基本相同，簡單易學。

 

2.制作訂單時可從報價單中快速調入。

 

3.可以管理主單費用，。

 

4.外銷訂單與生產環節無縫鏈接，可直接轉生產/采購單，提高了工作效率，也減少了溝通過程中的錯誤。

 

5.圍繞單據的方方面面的工作都可以進行“任務維護”，自動通知并啟動相關部門的業務運作。

 

生產/采購管理：

 

智能生產單制作

 

1.快速生成生產單，有自動生成和手動生成兩種方式。

 

2.一個外銷訂單可以下多個生產單。

 

3.多個外銷訂單可以下一個生產單。

 

4.多個外銷訂單可以下多個生產單。

 

5.產品組件可以同正常產品一樣下生產單。

 

生產單管理

 

 1. 可管理生產合同，可查看產品明細和生產合同明細。

 

2.可屏蔽敏感信息，使業務及數據權限控制，即保持系統受控又保證數據安全。

 

3.可管理生產變更記錄。

 

4.可查看外銷訂單、入庫單、應收應付等相關單據。

 

5.可查看業務綜合分析，直觀了解業務進度和生產進度。

 

6.強大的任務提醒及審批功能，確保業務操作及時、準確和{gx}受控。

 

驗貨管理

 

1.可以自定義驗貨類型。

 

2.驗貨要求可以從系統模板中調入。

 

3.系統自動統計驗貨產品的匯總信息，包括總數量、總體積、總毛重和總凈重。

 

4.可以加載關聯文件，如驗貨報告。

 

5.可進行“任務維護”和“自動提醒”。

 

 

庫存管理：可從審批通過的采購合同調取商品明細，對已經生產完成的商品進行分批或全部入庫管理；從入庫中調取商品明細進行商品的出庫處理；并根據商品的入庫、出庫情況查詢商品的庫存情況。

 

入庫管理

 

1.可自動生成入庫單。

 

2.可管理尾貨入庫。

 

3.可實時統計總箱數、總體積、總毛重、總凈重和總金額。

 

4.可設置審核，強力監控。

 

5.自動統計產品在倉庫中的停滯天數，可顯示“過期天數”。

 

6.可進行“任務維護”和“自動提醒”。

 

出庫管理

 

1.可自動生成出貨通知單。

 

2.可自動調整箱號。

 

3.可產品包裝進行修改和補充。

 

4.全面考慮實際出貨時的復雜情況，如一份合同下的產品分批出貨和多份合同下的產品同時出貨，多份合同下的產品分批、部分出貨等，并按照清晰的邏輯關系進行處理，保證數據不錯不亂。

 

5.可轉入單證制作，包括裝箱單、商業fp、報關fp和其他fp等。

 

庫存預訂

 

1.可進行庫存查詢和庫存綜合統計。

 

2.可顯示庫存產品移動明細。

 

3.成功解決了撞單/double booking的問題。

 

訂艙管理

 

1.可自動生成訂艙委托單或訂艙通知單。

 

2.強大的整合能力，多個客戶可以做在同一個訂艙單中。

 

 

樣單管理：

 

1.可分別管理客戶索樣單、本司索樣單、工廠詢價單和寄樣單。

 

2.樣單可轉報價單、外銷訂單、生產單等各種相關單據。

 

財務管理：對實收/實付款項的記錄和管理；提供對水單的管理、查詢和認領；可管理核銷記錄和詳細信息；收付款綜合查詢。

 

 

財務管理：進行定金、應收應付、已收已付款項的管理和信用證的登記。同時，為每票貨最終生成一個利潤結算清單。在統計中可分別對業務員、客戶、產品等進行收款金額的統計和制表，對相關費用進行分類統計匯總。 

 

應收/應付

 

1.記錄并管理所有應收/應付款項。

 

2.可設置“應收/應付來源”，例如選擇“外銷訂單”作為應收來源，則某個外銷訂單一經確認，系統將自動產生一筆應收款項。

 

3.可手動制作應收/應付款。

 

4.一筆應收/應付，可細分不同類型的應收/應付明細。

 

5.可顯示收/付款狀態（已收、已付、未收、未付）。

 

實收/實付

 

 對實收/實付款項的記錄和管理。

 

水單管理

 

 提供對水單的管理、查詢和認領。

 

核銷單管理

 

完成對核銷單的登記、申領和記錄工作，使管理人員全面掌握每份核銷的使用狀況，系統可設置提醒時間，及時提醒相關人員進行核銷，防止逾期。 

 

收付款綜合查詢

 

1.收款（應收、實收）和付款（應付、實付）集中查詢，方便整體地把握財務狀況。

 

2.可按日期、客戶、訂單號、fp和業務員等多條件查詢“收款”記錄。

 

3.可按日期、供應商、代理商、生產單號、訂單號等多條件查詢“付款”記錄

 

4.明細，合計，清晰直觀，一目了然。

 

5.可自動統計盈虧。

 

二、外貿業務管理軟件特點

 

業務流程集成整合

 

全面覆蓋了外向型企業的整個業務流程，各個環節實現無縫鏈接、{gx}整合。

 

業務往來統一集中

 

針對外向型企業業務往來主要靠Email，MSN和SKYPE等，監管異常乏力的現狀，本系統實現了對它們的集中處理、{gx}監管。

 

所有單據自動生成

 

報價—合同—生產—入庫—出貨ytl服務，所有單據均在系統中自動生成。

 

數據資源高度共享

 

各單據之間既相互獨立又緊密相聯，任意環節的變化均無法影響整體流程運作，而單與單之間又可實現直接流轉，如Quetation－P/I－S/C,流程數據絕不需要重復錄入。

 

單據靈活處理，方便統籌操作

 

系統可統籌處理單據間的關系，如一張外銷合同可以下多張生產單，分批分量出貨，系統自動檢測出貨數量與實際入庫數量之間的邏輯關系，靈活控制；

 

歷史單據科學管理，翻單查詢一步到位

 

所有歷史交易記錄、歷史報價等資料都有保存備份，可用多種條件檢索，實現瞬間翻單。

 

基礎資料詳盡完善

 

提供了客戶資料庫、產品資料庫（如包裝庫、嘜頭庫）和供應商資料庫等各齊全的基礎資料管理，隨時反映公司最完整、最準確的信息，且可自定義分類管理，便于快速查閱和調用。

 

采購信息綜合評估

 

外銷合同轉生產采購時，系統可根據價格、質量、供應商交貨能力、信譽等級等供應商信息總體素質進行綜合分析、評估，迅速顯示可供參考的目標供應商。

 

個性化單據打印

 

報表和業務表單可導出多種文件格式（如MS Word、MS Excel、PDF等），提供多抬頭選擇打印，多模板選擇打印，中英文打印等，可通過Email直接發送給客戶。

 

實時數據分析能力

 

財務、業務信息同步，可根據外銷單和合同單同時查詢應收應付和實收實付，外銷報價、外銷合同提供實時利潤分析，利潤、報價、成本三者之間可靈活互算，提供即時盈虧分析。

 

智能提醒和日程管理

 

業務流程的每個環節都有自動提醒，自動顯示每天須完成的任務計劃和業務處理。

 

提供中文、英文等多語言操作界面，中英文即時轉譯功能。

 

基于行業的差異，提供多版本解決方案

 

針對不同的行業，對應不同的系統版本，其業務流程、功能模塊及專業詞匯、行業術語等，均同相關行業jq匹配，確保系統操作順暢mb。

 

開放式數據結構，能基于業務實際做出調整。

 

可依據各自業務流程、經營范圍、公司管理架構和操作習慣的不同，對各系統模塊進行拆分和組合，真正做到提供給企業量身訂造的個性化產品。

 

多級別數據管理，支持嚴格的審核制度和人員權限控制。

 

通過審批及權限設置，把銷售動作、訂單執行及風險控制功能，貫穿于整個業務流程，在規范業務流程的同時提高企業經營管理水平。

 

強大的圖片處理功能

 

從客戶、產品、供應商到銷售動作、業務流程，都能進行圖片的加載和處理，如樣品特征、包裝要求、公司Logo、宣傳資料等等，所有圖片集中歸檔，統一管理。

 

提供數據字典的機制。

 

提供數百個合同、單證和報表模板，可以根據需要從字典資料庫中隨意調用。

 

完善的自定義功能。

 

從菜單、業務流程、字段名到單據、報表、屏幕表現、語言、幣種、權限等，系統提供了齊全的用戶自定義功能。

（詳細內容請見http:///Products/erp.html ）