檔案數字化方案研究

   (編碼：057426859090)                                     課題組

《檔案數字化方案研究》項目對檔案數字化優化策略與原則、技術路線與支持、流程重組與再造、操作方法與步驟進行了全面的研究，達到了檔案數字化全過程優化和管理系統整體優化的目的，形成了完整的檔案數字化方案和成功的實踐案例。國家檔案局組織的專家鑒定委員會結論是:“該項目基于長春市檔案館以檔案利用為導向、漸進性的檔案數字化實踐，提出了檔案數字化工作的指導思想、優化原則和優化策略，符合國情，符合現代管理理念，對全國各檔案館的相關工作具有較大的參考價值；注重檔案數字化工作與檔案數據庫建設、檔案信息網絡開發的有機銜接，提出了系統優化的技術路線，規劃設計了檔案鑒定與數字化同步、檔案數字化與上網利用同步、多種檔案數據庫建設同步的流程，并成功地付諸實踐，實現了檔案數字化與上網利用的低成本、{gx}率、{gx}益。同時，運用CA認證、數字水印、電子簽章等技術，為網上檔案信息資源安全、準確利用提供了技術保證，也為檔案管理部門提供了很好的實踐模式”。該項目獲國家檔案局2006年{yx}科技成果二等獎的同時，長春市檔案館被國務院信息化工作辦公室和國家檔案局確定為傳統載體檔案數字化試點單位。

一．檔案數字化的指導思想

以優化理論為指導，以用戶需求為導向，以利用檔案為目的，充分應用計算機軟硬件功能，{zd0}限度地發揮人力資源和數字化加工設備能力，兼顧保護檔案原件的要求，保證數字化檔案的真實可靠，更好地發揮檔案信息資源的作用。

二、檔案數字化的優化原則

實用性原則：針對館藏檔案具備重復利用和緊急利用兩大特點，急用、常用檔案優先數字化是檔案數字化的{sx}。

開放性原則：互聯網給檔案信息資源共享提供了超越時空的條件，國家民主政治建設和政府信息公開催促檔案解密和開放，開放檔案及時數字化是實現其社會共享的前提。

價值性原則：重要檔案優先數字化具有檔案利用和檔案保護雙重意義，是網絡時代更好實現檔案價值的客觀需要。

搶救性原則：計算機存儲給檔案搶救開辟了了新的途徑，檔案數字化是保護瀕危檔案原件最經濟和便捷的方法。

時效性原則：檔案數字化加工與數字化檔案利用同步實現，是充分利用計算機網絡技術，更好、更快地實現檔案數字化效益的{zj0}途徑。

三、檔案數字化的優化策略

需求導向策略：社會需求是制定和調整檔案數字化工作策略的“風向標”。匯集多年檔案利用情況統計，把利用頻繁檔案的進行綜合分析，科學地圈定優先檔案數字化的范圍。并建立快速反應機制，執行常用檔案繼續做與急用檔案突擊做的計劃，達到數字化檔案利用即時見效的目的。

本級為主策略：地方檔案館保存的本級{yj}檔案是數字化的重點。進入信息時代，館際間重復的上級檔案文件，與其分頭進行數字化及開放鑒定，不如發揮中國特色檔案管理體制的優勢，由上級檔案行政管理部門組織，向館際共建、共享數字化、開放鑒定成果的方向發展，盡量減少檔案館多層的重復勞動。

分步實施策略：館藏檔案數字化不可能一步到位，而且隨著時間的推移，檔案室進館范圍的檔案將陸續移交到檔案館，這些檔案采取館室共建、共贏、共享的數字化策略非常有意義。

剔除無用策略：館藏現行檔案是否進館往往由立卷人員決定，加之保管期限表比較籠統，館藏不該歸檔、不該進館、重復檔案頗多。特別是建國超過50年以后，市以下檔案館長期保管的檔案逐年超過保管期的上限。因此，開展檔案價值鑒定，剔除無用，以免再造數字化垃圾，避免資源浪費應是長久的策略。

四、技術路線的優化選擇

檔案鑒定與數字化同步：從利用上講，解決制約檔案信息資源共享的主要瓶頸---檔案開放鑒定問題是當務之急；從成本上講，檔案價值鑒定是避免失效檔案數字化的{zj0}方法。只有這樣，才能控制檔案數字化投入與產出比例失調、數量很大共享很少的問題。

多種檔案數據庫建設同步：一是首先建立文件級目錄數據庫。滿足一次檢索需要，建好文件級目錄數據庫。目前，絕大多數檔案館，因沒實現全部檔案的文件級目錄機檢，查檔不快、不準、不全的問題不可避免。所以，把文件級目錄數據庫建設作為基礎性工作，是提gd案查全率、查準率必經之路。二是適時建立專題數據庫。隨著社會發展，對某一專題檔案集中需求時有發生，突擊建立專題數據庫，滿足社會需求是發揮檔案作用的{zj0}時機。三是優選建設全文數據庫。滿足檔案信息資源開發利用需要，優選建設全文數據庫。按照國家檔案局提出的利用頻繁檔案首先數字化的要求，遵循“二八”定律（即以20%的努力達到80%的效果），同步開展檔案全文數據庫建設。

檔案數字化與上網利用同步：檔案數字化的根本目的是充分發揮其作用。通過計算機網絡技術，實現檔案數字化與局域網上利用同步，開放檔案數字化與互聯網上利用同步。