紙質檔案數字化全程管理實踐的主要做法

(編碼：057426859090)    省檔案館將紙質檔案數字化全程分為10個基本環節，包括審批數字化對象、制定數字化工作方案、檔案出庫、整理分件、建元數據庫、檔案掃描、圖像處理、數據質檢、檔案還原入庫、數字化成果驗收移交等，同時，針對數字化基本環節建立數字化工作文檔管理制度。下面重點介紹下省檔案館在幾個關鍵環節的主要做法。

    1．數字化對象的審批。為證明民國檔案數字副本來源的可靠性，參照檔案原件縮微品規范制作要求，對數字化對象實行審批制，由法人簽署《紙質檔案原件數字化審批書》，并將其納入全宗卷和數字化工作文檔管理范疇。審批書主要內容包括數字化對象、數字化目的、授權信息、審批時間等。

    2．制定數字化工作方案。省檔案館把數字化工作方案視為有效管理數字化全程、控制數字化成果質量的重要武器，因此，它既是數字化服務外包招標文件的主要內容，也是項目實施全過程的操作和管理標準，應盡量具體、量化并具可操作性。省檔案局館編制的紙質檔案數字化工作方案主要包括數字化現場安全保密措施、項目管理要求、檔案整理與修復要求、技術標準、數字化工作文檔管理要求、數據質檢與驗收要求、數字化成果移交要求等主要內容。每個方面都有詳細的要求，比如，技術標準部分又進一步明確了數字圖像技術參數、圖像處理、格式與存儲、命名標準、著錄與目錄數據庫建庫、數字化元數據賦值等要求。

    3．整理分件。整理分件是整個數字化過程的重要環節，直接關系到檔案實體安全和數字副本的命名、存儲與質量控制，抓好該環節，整個數字化工作將事半功倍。省檔案局館的主要做法：一是加強對數字化服務外包商員工的集中培訓，他們對民國時期公文、組織職能等方面的認知水平將決定整理分件的準確性，培訓內容包括民國公文種類、公文處理辦法、民國時期文化背景知識、政府機構的衍變、電報在公文中的應用等；二是每個案卷填寫一張數字化流程單，并跟隨案卷在數字化各個環節流轉，需要填寫案卷的總頁數、頁號編制、修裱、分件情況，登記珍貴和特殊檔案頁面；三是實行流水線上整理分件環節的在線指導，發現問題及時指正，提高整理分件的準確率，從而提高整個項目的工作效率。