檔案資料是歷史的見證、社會的財富，無論在國內還是國外都對其價值與重要性給予了高度的重視。但是，由于傳統的檔案保存方式一直采用紙張保存和目錄式管理，不僅占用了大量庫房空間，管理成本高，保管時易損壞，如紙張易黃、易粘、易脆，而且查閱、利用非常不便；雖然目前有部分單位使用計算機管理，但其多數是基于目錄級的管理，文檔資料本身仍以紙張形式存在，其管理、查詢與利用仍需要在庫房中進行，因此并沒有解決傳統純粹紙張化文檔資料管理所固有的成本高、效率低、原件容易損毀等問題。
        如何(編碼：057426859090)安全、有效地管理日益龐大的檔案信息并能滿足快速查詢的需求？建立一套完整的、自動化的、擴展性強的文檔信息管理系統已勢在必行。 
一、目前現狀 
        1.傳統的檔案數據庫中分類信息復雜，需靠手工查詢紙張原件，響應速度慢。
        2.由于檔案量巨大，當需要查詢檔案時，需花費幾個小時甚至{yt}的時間在檔案室查找。耗時、耗力。
        3.由于檔案需長期保存，為提高存儲環境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災等災害，每年大量投            入文檔的保管經費已在所難免，且因無備份而又為每年不得不有的文檔損失擔憂。
        4.由于檔案需反復查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。
        5.在已認知的低檔平板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進程是不可想象和解決的，且大量電子化文            檔如何管理、查閱、應用有待全面解決。

二、解決方案 

        高速文檔掃描儀：富士通掃描儀 
        E-DOCscan 文檔自動掃描軟件 
        MaxAttach NAS 4000存儲器 
        服務器：自選 
        數據庫：SQL或Oracle  大型數據庫軟件 
        軟件：數字化檔案管理軟件 
        操作系統：   服務器端　Windows2000Server＋IIS5.0 以上
        客戶端　Windows9X＋IE5.0 以上
        其它設備：打印機、條碼打印機等

檔案數字化方案制定與實施

長春市檔案局  梁  偉   李學廣

館藏傳統載體檔案數字化的問題，許多地方檔案館進行了實踐，積累了一定的經驗，對全國檔案數字化建設起到了推動作用。但是，總結以前我國檔案數字化建設的不足和失誤，往往不是信息技術支持不夠，而是絕大多數都知道搞數字化，但檔案數字化目的是利用的主題不突出，忽略檔案開放鑒定與數字化檔案利用的邏輯關系，對先剔除無用檔案后開展數字化的思路不明確，沒很好研究檔案數字化的整體效果就大張旗鼓地做起來了。進而出現數字化目錄數據和全文數據不對應、找不著或不好用等問題不少，檔案數字化的量雖多，但能上網利用或者說能上互聯網利用的很少，數字化返工的現象比較突出,使有限的資金投入并沒有體現在數字化檔案的利用效益上，這一點已引起檔案系統管理和技術高層領導的重視，許多實踐工作者已開始進行有益的探索。